中國慶華新疆集團（劉玲）工程項目檔案又稱(chēng)基建檔案，是指在工程建設活動(dòng)中直接形成的，經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔，具有查考價(jià)值的真實(shí)記載項目建設過(guò)程的各種記錄。簡(jiǎn)而言之，“工程項目檔案是工程項目建設過(guò)程中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”，它是企業(yè)建設發(fā)展必不可少的環(huán)節，是一項對歷史負責，為現實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著(zhù)想的工作。
    一個(gè)具體項目的工程檔案是指從整個(gè)項目立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收到建成投產(chǎn)使用的全過(guò)程中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。
    完整、準確、齊全，是保證工程項目檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，也是其能夠得到有效利用的前提，更是工程建設項目維護、改建、擴建的重要依據。因此，收集工作是工程項目檔案工作的基礎，收集齊全是做好工程項目檔案工作的必要條件。
    做好工程項目檔案的收集工作，首先，應了解工程項目檔案的成套性，成套性就是文件之間的聯(lián)系性，有機聯(lián)系是文件內容內在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。具體到某一建設項目的檔案，其成套性可以體現在以下內容：每一個(gè)項目或單位工程、分部分項工程的文件；某一問(wèn)題、事故處理形成的一組文件；請示與批復；一組會(huì )議材料；就某一變更事項產(chǎn)生的報告、批復、洽商材料；系統編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等。成套性文件必須收集齊全，這就等于完成了工程項目檔案收集程序的閉環(huán)。
    其次，應充分了解工程項目的整體概況，建設過(guò)程是否嚴格執行“三納入”“四參加”“四同步”等檔案規章制度。同時(shí)，還要熟知工程項目應產(chǎn)生的文件種類(lèi)和歸檔范圍。如有行業(yè)要求的可按照行業(yè)上的規定執行，但是行業(yè)上的檔案整理規定針對的是普通基建項目。例如水利、交通、電力等。
    最后，新疆慶華年產(chǎn)55億立方米煤制天然氣項目屬?lài)野l(fā)改委核準的國家級示范項目，理應執行《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28－2002）規定，其配套建設項目形成的文件材料，在收集整理和操作過(guò)程中亦可參照（DA/T28－2002）的規定，內容都具有通用性。
    進(jìn)行工程項目檔案收集時(shí)，要把握重點(diǎn)，抓住難點(diǎn)，應關(guān)注以下幾個(gè)問(wèn)題：
    一是項目前期文件往往在辦理各種開(kāi)工手續時(shí)，多方交叉使用，容易丟失，所以，工程項目在辦理項目手續立項時(shí)，其原件就要由專(zhuān)人負責一盯到底；二是利用合同條款這種有效手段來(lái)控制，把工程項目文件的質(zhì)量要求、歸檔的范圍、數量等檔案管理規定列入合同文本中，促使參加單位在形成文件材料過(guò)程中，加強原件的保管力度；三是工程監理、招投標工作因由上級主管單位組織進(jìn)行，容易造成文件材料未及時(shí)送達相關(guān)部門(mén)，所以檔案人員必須及時(shí)催要；四是工程施工過(guò)程中產(chǎn)生的設計變更、工程聯(lián)系單、材料檢驗報告等技術(shù)文件由于發(fā)生在現場(chǎng)，容易造成遺失，必須及時(shí)收集齊全，且簽字要符合要求；五是應加強原件的收集，文件內容的原始性是檔案發(fā)揮作用的基本前提，決不允許大量復印件歸檔，建設單位工程部門(mén)和檔案人員一定要嚴格把關(guān)。
    六是應注意以下材料的收集：
    1.（一）在項目立項、設計階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶(hù)在拆遷過(guò)程中形成的材料應收集齊全。例如：征用地申請，紅線(xiàn)圖、坐標圖、征地拆遷、安置、補償批準文件等。
    2.（二）應注意招投標過(guò)程中產(chǎn)生的資料收集是否齊全，尤其是參加招投標人員在評議標過(guò)程中，針對具體項目不同標段形成的評分表等材料，同時(shí)應加強未中標標書(shū)的收集。
    3.（三）在項目施工階段，注意檢查施工基礎資料收集是否齊全，尤其要注意設計變更與測試、沉降、位移、變形監測記錄、質(zhì)量檢查等材料，同時(shí)應仔細檢查施工基礎資料的修改方式是否符合有關(guān)規定。
    4.（四）監理檔案的收集是否齊全完整，包括監理月報、開(kāi)停工令、設備材料報審、計量支付等材料，尤其是在監理規程規定反映監理履行“三控制”職能的文件材料是否收集齊全。
    5.（五）工程竣工驗收后及試運行期間，注意試運行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工后的真實(shí)狀況，與變更是否符合。預、決算形成的文件材料等應直接整理歸入工程項目檔案。
    6.（六）聲像檔案的收集是否齊全完整。收集范圍包括：建設前原始地形、地貌；開(kāi)工典禮、領(lǐng)導人或著(zhù)名人物參加相關(guān)活動(dòng)照片；項目相關(guān)評審、紀要會(huì )議等具有保存價(jià)值的照片檔、錄音案。